Untitled Document

BÜREM ÇALIŞMA ÇERÇEVESİ

Bu metin BÜREM'in işleyişi ve BÜREM'de hizmet sunanlarla ilgili genel bir çerçeve sağlaması amacıyla Haziran 2004 tarihinde yeniden düzenlenmiştir. Bu metindeki tanım ve koşullar, BÜREM hizmetlerinin geliştirilmesi için gereksinim duyulduğunda değiştirilebilir

GENEL KURUL

BÜREM çalışmalarına BÜREM dışı üniversite birimlerinin katkılarını sağlamak amacıyla en az yılda bir kez olmak üzere, gerek duyuldukça Genel Kurul toplanır. Genel Kurul'a, BÜREM Yönetim Kurulu üyelerinin yanı sıra, üniversite yönetiminin, akademik birimlerinin, özellikle BÜREM'in yakın işbirliği yürütme durumunda olduğu üniversitenin diğer öğrenci hizmetler birimlerinin ve öğrenci temsilcileri ile onların danışmanları ya da sorumluları davet edilirler. Genel Kurul'da BÜREM'in yıllık çalışma raporu ele alınır, üniversitenin genel yapısı çerçevesinde sunulan hizmetlerin geliştirilmesi için getirilen öneriler tartışılır.

MERKEZ KURULU

BÜREM çalışmalarıyla doğrudan ilgili olan birimlerin katkılarını sağlamak üzere her akademik dönemde en az bir kez olmak üzere, gerek duyuldukça Merkez Kurulu toplanır. Merkez Kurulu, BÜREM Yönetim Kurulu üyeleri dışında, Rehberlik ve Psikolojik Danışmanlık programı ile Psikoloji Bölümü öğretim üyelerinden ve okul psikiyatrından oluşur. BÜREM'de gözetmen konumunda hizmet veren kısmi zamanlı uzmanlar bu kurula davet edilebilirler. Merkez Kurulu'nda BÜREM'de çalışmaların etkin bir şekilde yürütülmesiyle ilgili konu, sorun ve öneriler tartışılır.

YÖNETİM KURULU

BÜREM çalışmalarını düzenli olarak yürütüp yönlendirmek amacıyla en az haftada bir kere olmak üzere, gerek duyuldukça Yönetim Kurulu toplanır. Önceki BÜREM Merkez Başkanları Yönetim Kurulu'nun doğal üyesidir. Yönetim Kurulu asıl olarak, Merkez Başkanı, Merkez Başkan Yardımcısı ve tam zamanlı olarak çalışan uzmanlardan oluşur. BÜREM'de kısmi zamanlı ya da gönüllü olarak gözetim ve doğrudan hizmet sunan uzmanlar, BÜREM'in birlikte çalışma durumunda olduğu birimlerin temsilcileri ya da kimseler Yönetim Kurulu'na davet edilebilirler. Yönetim Kurulu'nda BÜREM'in çalışmalarıyla ilgili her konu ele alınır, kararlar görüş birliğini yansıtacak şekilde alınmaya çalışılır.

TOPLANTILAR

BÜREM'in etkin olarak hizmet verebilmesi için çalışanlar kendi aralarında iki tür düzenli haftalık toplantı yaparlar. Bunların ilki, doğrudan hizmet sunmak üzere çalışan uzmanların kendi arasında yaptıkları ekip toplantıları, ikincisi ise, gözetim veren uzmanlarla birlikte yapılan gözetim toplantılarıdır Doğrudan hizmet veren kısmi zamanlı ve gönüllü uzmanların bu toplantılara katılımları aşağıda sıralanan görev tanım ve sorumluluklarında ayrıca belirlenmiştir.

MERKEZ BAŞKANI

TANIM

BÜREM hizmetlerinin amacına uygun olarak sunulmasından ve orada çalışanlardan sorumlu olan tam zamanlı bir öğretim üyesidir. Bu hizmet öğretim üyeliğindeki idari görevlerin bir uzantısı olarak görülür, akademik içerikli çalışmaların uygulama örneğini oluşturacak ancak onlarla çatışma yaratmayacak şekilde yürütülmesini kapsar. Başkan ilgili hizmetlerin bilimsel yeterliğinin sağlanmasında ve idari yapının bu gelişime uygun esneklikte olmasında temel bir rol oynar.

KATKI TÜRÜ

Başkan Merkezi temsil eder; merkez çalışmalarının amacına uygun ve düzenli olarak yürütülüp geliştirilmesi, merkez çalışanlarının uyum içinde ve verimli çalışmaları için gerekli koşulları sağlar. Merkezde görev alacak idari ve teknik personelin görevlendirilmesi önerisini Rektör'e iletir; Rektör'ün onayıyla görevlendirme gerçekleşir.

GENEL ÖLÇÜTLER

Rehberlik ve Psikolojik Danışmanlık ya da Klinik Psikoloji programlarındaki tam zamanlı öğretim üyelerinden olup, Merkez Kurulu'nca önerilen deneyimli bir kimsedir. Başkanlık yapmadan önce BÜREM'in yapı ve çalışmalarına aşina olması, tercihen Merkez Kurulu içinde yer almış olması gerekir. Beş yıl için Rektör tarafından görevlendirilir. Bu süre uzatılabilir.

SORUMLULUKLAR

1. BÜREM çalışmalarıyla ilgili Rektör'e karşı sorumludur ve merkezi merkez dışında temsil eder.

2. BÜREM'deki hizmetlerin amacına uygun olarak sunulması ve geliştirilmesine öncülük eder.

3. BÜREM çalışanlarının birlikte uyum içinde çalışmaları ve kendilerini geliştirmeleri için yardımcı olur.

4. BÜREM çalışmalarının genel gözetim ve denetimini sağlar.

5. BÜREM çalışmalarının gelişimi için tüm çalışanların, işbirliği yapabilecek ilgili kişi ve birimlerin ve hizmeti alan öğrencilerin katılımını sağlamaya çalışır.

6. BÜREM'deki hizmetlerin düzenli ve verimli olarak sunulması için Başkan Yardımcısı'yla işbirliği yapar.

7. BÜREM'in diğer birimlerle olan işbirliği için gerekli durumlarda iletişimi sağlar.

8. BÜREM'de yapılan yıllık Genel Kurul, dönemlik Merkez Kurulu ve haftalık BÜREM Yönetim kurullarına katılıp başkanlık eder.

MERKEZ BAŞKAN YARDIMCISI

TANIM

BÜREM hizmetlerinin yürütülmesine ve çalışanların ilgili hizmetleri sunmalarına önderlik eden tam zamanlı ve deneyimli bir uzmandır. Bu hizmet tam zamanlı uzmanlık çalışmalarının idari bir uzantısı olarak görülür, ancak onlarla çatışma yaratmayacak şekilde yürütülür. Başkan Yardımcısı BÜREM yapı ve işleyişinin tutarlılığı ve devamlılığında anahtar bir rol oynar.

KATKI TÜRÜ

Merkez çalışmalarının düzenli olarak yürütülmesini ve uzman ekibin uyum içinde çalışmasını kolaylaştırıcı niteliklere sahip bir uzmandır. Merkezin gündelik işleyişinde, hizmetlerin işbölümüyle yapılmasında ve diğer birimlerle kurulan ilişkilerin yürütülmesinde Merkez Başkanı'yla işbirliği halinde çalışır.

GENEL ÖLÇÜTLER

Tam zamanlı bir uzman olup, tercihen, önceden BÜREM bünyesinde tam zamanlı uzman olarak çalışma deneyimi edinmiş, Rehberlik ve Psikolojik Danışmanlık ya da Klinik Psikoloji programlarından birisinden en az yüksek lisans eğitimi almış bir kimsedir. Merkez Başkanı tarafından, merkezde çalışan uzmanlar arasından seçilir ve seçimi Rektörlükçe onaylanır. Beş yıl için görevlendirilir, ancak bu süre uzatılabilir.

SORUMLULUKLAR

1. BÜREM çalışmalarıyla ilgili Başkan'a karşı sorumludur ve Başkan'ın yerine merkezi merkez dışında temsil edebilir.

2. BÜREM'deki hizmetlerin amacına uygun ve düzenli olarak sunulması ve geliştirilmesi için Merkez Başkanı'yla işbirliği yapar.

3. BÜREM elemanlarının işbirliği ve uyum içinde çalışması için destek olur.

4. BÜREM hizmetlerinin diğer birimlerle olan işbirliğini yürütür.

5. BÜREM'e Tam Zamanlı Uzmanlar bölümünde belirtilen şekilde katkıda bulunur, ancak zamanını Başkan Yardımcılığı görevini yürütebilecek şekilde kullanır.

TAM ZAMANLI UZMANLAR

TANIM

BÜREM'de sunulan hizmetlere yetkinlik düzeyine göre katkıda bulunan tam zamanlı çalışan personele tam zamanlı uzman denir. Tam zamanlı personel kadrolu elemandır.

KATKI TÜRÜ

BÜREM tam zamanlı uzmanı öğrencilerin çok yönlü gelişimlerini destekleyici ve ruh sağlığını koruyucu hizmetler sunar. Bunlar, öğrencilere doğrudan sağlanan rehberlik ve psikolojik danışmanlık hizmetleri olduğu kadar, bu hizmetlerin etkin bir şekilde geliştirilmesi ve yaygınlaşması için yapılan eğitsel ve diğer birimlerle işbirliğine yönelik dolaylı çalışmaları kapsar.

GENEL ÖLÇÜTLER

Psikolojik yardım alanlarından birinde (Rehberlik ve Psikolojik Danışmanlık, Klinik Psikoloji, Sosyal Hizmetler ya da Psikiyatri programlarında) en az lisans üstü eğitim görmüş, gençlerle çalışma konusunda ilgi ve deneyimi olan, gönüllü çalışma ruhuna sahip ve ekip çalışmasına uygun kimseler arasından seçilirler.

SORUMLULUKLAR

1. Tercihen, önceden BÜREM bünyesinde gönüllü ya da kısmi zamanlı çalışma deneyimi olması.

2. BÜREM'e haftada en az 28 saat katkıda bulunması.

3. Çalışma günlerinde BÜREM'de olmadığı zamanlarda gerektiğinde ulaşılabilir olması.

4. Başvuran öğrencilerin ön görüşmelerini yapması,

• Ön görüşmeler tam zamanlı çalışanlara başvuru sayısına göre haftalık ve eşit olarak dağıtılır.

• Ön görüşmesi yapılan öğrenciyi en sağlıklı ve kısa zamanda yararlanabileceği BÜREM bünyesindeki hizmetlerden birisine ya da üniversite içi/dışı hizmetlerden birisine yönlendirir ve hizmetin ne olacağını kendisine açıklar.

• Ön görüşmeyi yapan uzman, öğrencinin BÜREM için gerekli kayıtlarını da tutar.

5. Haftada 10 kişiyle kısa/uzun süreli bireysel danışmanlık yapması, ancak

• haftada 1 grup çalışması yapanlar + 7 kişiyle bireysel görüşme,

• haftada 2 grup çalışması yapanlar + 5 kişiyle bireysel görüşme,

• haftada 3 grup çalışması yapanlar + 3 kişiyle bireysel görüşme, yapar.

Acil durumlara ilişkin her uzmanın + 2 kişilik görüşme kontenjanı vardır, yani bu gibi durumlarda bireysel görüşme sayısı 12 ye çıkabilir.

6. BÜREM bünyesinde yapılan gözetim çalışmalarına olanaklar dahilinde,

• bireysel odaklı gözetimlerin 2'sine,

• grup çalışması yapıyorsa, grup odaklı 1 gözetime ve

• gereksinimi varsa daha fazlasına mesai saatleri dışında katılması.

Bunu BÜREM gözetimleriyle sınırlı tutmaksızın kendisini geliştirmeye çalışması beklenir.

7. BÜREM bünyesinde yapılan toplantılara katılması,

• Genel Kurul (Yılda 1 kez, 2 saat),

• Merkez kurulu toplantısı (Dönemde 1 kez, 2 saat),

• Yönetim Kurulu (Haftada bir kez, 1.5 saat),

• BÜREM çalışanları ekip toplantısı (Haftada 1 kez, 1 saat),

• Üniversite psikiyatrıyla toplantı (Haftada 1 kez, 1 saat).

8. Üniversiteyi Tanıma Programı'nın düzenleme çalışmaları ve gerçekleştirilmesi.

9. Öğrencilerin gereksinim duydukları konularda seminer, panel gibi eğitsel çalışmalar düzenlemesi.

10. Kısmi zamanlı ve gönüllü çalışanlara gözetim ve destek sağlaması.

11. Ders / alan çalışması için ya da gönüllü olarak çalışmak üzere gelen öğrencilere gözetmenlik yapması ve proje yürütmesi.

12. Akran Rehber öğrencileri yetiştirmesi ve gözetim vermesi.

13. Öğrenci yararına olacak konularda, diğer öğrenci hizmet birimleriyle (bölümler, yurtlar, öğrenci işleri, burs ofisi, mezunlar derneği, vb.) işbirliği yapması.

14. Öğrenci yararına olacak konularda, öğrenci temsilcilik ve kulüpleriyle ilişki ve işbirliğinde bulunması.

15. Rapor ve tutanak yazımları (Genel Kurul, Merkez kurulu, Yıllık Çalışma, vb.).

16. Yapılan çalışmaların değerlendirilmesi ve geliştirilmesi amacıyla veri toplanması, verilerin bilgisayara kaydı, analizi ve yorumu.

17. Öğrenci yararına olacak konularda broşür, elkitabı gibi kaynak yayınlar geliştirmesi.

18. WEB sayfasının hazırlanması ve güncelliğinin sağlanması ve

BÜREM hizmetleri çerçevesinde planlanan ve koşullara göre yapılması gereken her türlü hizmete yetkinliği çerçevesinde katılması.

KISMİ ZAMANLI UZMANLAR

TANIM

BÜREM'de duyulan gereksinim ve çalışanın yetkinlik düzeyine göre belirlenen hizmetlere tam zamanlı ve kadrolu olmaksızın katkıda bulunan kişilere kısmi zamanlı uzman denir. Bu personelin seçimi ve sayısı duyulan gereksinim ve ilgili kurulların kararına göre belirlenir.

KATKI TÜRÜ

BÜREM'deki gereksinim ve çalışanın yetkinlik düzeyine göre belirlenmiş iki tür kısmi zamanlı personel vardır: BÜREM çalışanlarına gözetim ve/ya da eğitim vererek hizmetlere dolaylı katkıda bulunan gözetmenler , hizmet alan grup(lar)a kendileri rehberlik ve psikolojik danışmanlık sunarak doğrudan katkıda bulunan danışmanlar .

GENEL ÖLÇÜTLER

Psikolojik yardım konusunda (Rehberlik ve Psikolojik Danışmanlık, Klinik Psikoloji, Sosyal Hizmetler ya da Psikiyatri programlarından) en az lisans-üstü düzeyde eğitim görmüş, gençlerle çalışma konusunda ilgi ve deneyimi olan, gönüllü çalışma ruhuna sahip ve ekip çalışmasına uygun kimseler arasından seçilirler.

Kısmi zamanlı personelin herhangi bir dönem çalışmayı sürdürüp sürdürmeyeceği, ne gibi çalışmalar yapılacağı karşılıklı olarak konuşularak önceden planlanır.

SORUMLULUKLAR

Gözetmenler

Mesleki yetkinliği BÜREM çalışanlarına katkıda bulunacak düzeyde olan kimseler BÜREM'deki hizmet gereksinimlerini karşılayabilecek şekilde karşılıklı yapılan anlaşmaya göre belirlenmiş konu, tür, süre ve sıklıkta BÜREM personeline katkıda bulunurlar. Bu hizmetler, bireysel ya da grup danışmanlığında gözetmenliği, psikolojik yardım konusunda ileri düzeyde eğitim gibi çalışmaları kapsar.

Danışmanlar

BÜREM'de verilen hizmetlere doğrudan katılma yetkinliğine sahip kimseler aşağıda sıralanmış ölçütlere uyacak şekilde belirlenir:

1. Tercihen, önceden BÜREM bünyesinde çalışma deneyimi bulunması.

2. BÜREM'e haftada toplam en az 10 saat katkıda bulunması.

3. Çalışma süresi içinde 5 bireysel ya da 2 bireysel ve 1 grup çalışması yürütmesi.

4. BÜREM' de yer sıkıntısı yaşanmayacak, kendisine uygun ve tercihen diğer personelle çakışmayacak zamanlarda çalışmalarını sürdürmesi.

5. Bireysel görüşme yapıyorsa, tam zamanlı çalışanlarla düzenli olarak yapılan ekip toplantılarına iki haftada bir katılması.

6. Bireysel görüşme yapıyorsa, tam zamanlı personelle psikiyatr(lar)ın yaptığı haftalık toplantılara iki haftada bir katılması.

7. Verdiği hizmetin gereği ve yetkinlik düzeyine göre karşılıklı olarak üzerinde anlaşılacak şekilde gözetim ve/ya da eğitim altında olması. Bunu karşılamak üzere,

a. Mesleki yetkinliğe sahip bir dış gözetmenle çalışması ya da

b. BÜREM' in tam zamanlı personelinin bu konudaki gereksinimleri karşılandıktan sonra eğer koşullar uygunsa BÜREM gözetim toplantılarına katılması ve

c. BÜREM'deki gözetim toplantılarına katılamıyorsa BÜREM'de çalışan tam zamanlı uzmanlardan meslektaş olarak gözetim desteği alması.

8. Karşılıklı olarak uygun bulunduğu koşullarda BÜREM' deki hizmet-içi eğitim çalışmalarına katılması.

GÖNÜLLÜ ÇALIŞANLAR

TANIM

BÜREM'de duyulan gereksinim ve çalışanın yetkinlik düzeyine göre belirlenen hizmetlere tam ya da kısmi zamanlı olmaksızın, kadrosuz katkıda bulunan kişilere gönüllü çalışan denir. Bu personelin seçimi ve sayısı duyulan gereksinim ve ilgili kurulların kararına göre belirlenir.

KATKI TÜRÜ

BÜREM'deki gereksinim ve çalışanın yetkinlik düzeyine göre hizmet alan grup(lar)a kendileri rehberlik ve psikolojik danışmanlık sunarak doğrudan katkıda bulunan danışmanlardır.

GENEL ÖLÇÜTLER

Psikolojik yardım konusunda (Rehberlik ve Psikolojik Danışmanlık, Klinik Psikoloji, Sosyal Hizmetler ya da Psikiyatri programlarında) en az lisans, tercihen lisans-üstü düzeyde eğitim görmüş, gençlerle çalışma konusunda ilgi ve deneyimi olan, gönüllü çalışma ruhuna sahip ve ekip çalışmasına uygun kimseler arasından seçilirler.

Gönüllü çalışanın herhangi bir dönem çalışmayı sürdürüp sürdürmeyeceği, ne gibi çalışmalar yapılacağı karşılıklı olarak konuşularak önceden planlanır.

SORUMLULUKLAR

1. BÜREM'e haftada toplam en az 4 saat katkıda bulunması.

2. Çalışma süresi içinde 3 bireysel ya da 1 bireysel ve 1 grup

çalışması yürütüyor olması.

3. BÜREM'de yer sıkıntısı yaşatmayacak, kendisine uygun ve tercihen diğer personelle çakışmayacak zamanlarda çalışmasını sürdürmesi.

4. Bireysel görüşme yapıyorsa, tam zamanlı çalışanlarla haftada bir yapılan ekip toplantılarına iki haftada bir katılması.

5. Bireysel görüşme yapıyorsa tam zamanlı personelle psikiyatr(lar)ın yaptığı haftalık toplantılara iki haftada bir katılması.

6. Verdiği hizmetin gereği ve yetkinlik düzeyine göre karşılıklı olarak üzerinde anlaşılacak şekilde gözetim ve/ya da eğitim altında olması. Bunu karşılamak üzere,

a. Mesleki yetkinliğe sahip bir dış gözetmenle çalışması ya da

b. BÜREM' in tam zamanlı personelinin bu konudaki gereksinimleri karşılandıktan sonra eğer koşullar uygunsa BÜREM gözetim toplantılarına katılması ve

c. BÜREM'deki gözetim toplantılarına katılamıyorsa BÜREM'de çalışan tam zamanlı uzmanlardan meslektaş olarak gözetim desteği alması.

7. Karşılıklı olarak uygun bulunduğu koşullarda BÜREM' deki hizmet-içi

eğitim çalışmalarına katılması.

AKRAN REHBERLER

TANIM

Öğrenim gördüğü bölüm ayrımı olmaksızın gönüllü Boğaziçi Üniversitesi öğrencileri arasından başkalarıyla uyum içinde çalışmaya ve akran rehberliği sorumluluklarını yerine getirmeye engeli olmadığına bakılarak seçilmiş, genel ölçütler bölümünde sıralanan özellikleri göstererek BÜREM uzmanlarınca verilen temel eğitimi başarıyla tamamlamış ve mezuniyetlerine kadar onların gözetimi altında çalışmayı kabul etmiş olan öğrencilerdir. Bunlar tercihen akran rehberliğin başlangıcında 2. sınıftadırlar.

KATKI TÜRÜ

BÜREM uzmanlarının gözetimi altında akademik sosyal, çevreye uyum ve günlük konularda zorluk yaşayan akranlarına (üniversitedeki diğer öğrencilere) yardımcı ve destek olmak.

GENEL ÖLÇÜTLER

Akran rehberlerin değerlendirilmesinde şunlar ölçüt alınır: işe sarılmadaki gönüllülük ve istek, çalışmalara düzenli olarak devam etme ve bu sıradaki etkili katılım düzeyi, kendisine verilen görevleri ve üstlendiği sorumlulukları sonuna kadar yerine getirebilme, uyumlu ekip çalışmasında bulunabilme ve olumlu ilişki kurabilme, akran rehberliği işlerine uygun (yardım etme isteği, dakiklik, sözünü tutma ve güvenirlik, eleştiriye açıklık, nesnel bakış, iç görü ve öz eleştiri, vb.) özellikler gösterme ve BÜREM için yaptığı her türlü çalışmada kendisine öğretilen etik kurallara uygun davranma.

SORUMLULUKLAR

1. Her biri iki saat süren 15 haftalık temel eğitimi başarıyla tamamlayarak “Katılım Belgesi” almaya hak kazanması.

2. Mezuniyetine kadar akran rehber olarak çalışacağına ve “Sertifika”yı böylece alabileceğine ilişkin “Sözleşme”yi kabulü.

3. Temel eğitim sonrası düzenli olarak yapılan haftada iki saatlik (bireysel ve grup) gözetimlerine katılımı.

4. Yıl içinde gözetim saatleri dışında haftada 4 saat programa ilişkin çalışması.

5. Her yıl yeni gelen öğrencilerin üniversiteye uyumu için yapılan Üniversiteyi Tanıma (Oryantasyon) Programı hazırlıkları sırasında (yaz okulu döneminde) ve programın gerçekleştirildiği günlerde BÜREM yönetimi altında çalışması.

6. BÜREM'de öğrenciler tarafından yürütülmesi uygun bulunan çalışmalara etkin olarak katılması.

GÖREVLİ ÖĞRENCİLER

TANIM

Boğaziçi Üniversitesi'ndeki herhangi bir bölümde lisans ya da lisansüstü düzeyde öğrenim gören, gönüllü olarak ya da bir ders / staj kapsamında çeşitli şekillerde BÜREM'de hizmet veren öğrencilere görevli öğrenciler denir.

KATKI TÜRÜ

BÜREM'in o dönemdeki gereksinimlerine yönelik olarak, proje, araştırma, broşür hazırlanması, kaynak taraması, bilgisayara veri girme, bilgisayar sayfası hazırlama, BÜREM kitaplığını düzenleme, grup çalışması, bireysel görüşme gibi çalışmalarda bulunurlar.

GENEL ÖLÇÜTLER

BÜREM'de bir ders/staj kapsamında görev alan öğrencilerin gözetimi o dersin sorumlusu tarafından yapılır ve katkıları bir notla değerlendirilir. Ders kapsamı dışında görev alan öğrencilerin yaptıkları çalışmalarla ilgili yetkinliğe sahip kimselerin gözetimi altında olmaları gerekir. Ancak konumları ne olursa olsun, yaptıkları çalışmalarla ilgili olarak BÜREM uzmanlarından en az birinden düzenli olarak gözetim almaları koşulu vardır.

SORUMLULUKLAR

1. BÜREM'de bulundukları süre boyunca çalışmalarını BÜREM çalışmalarının akışıyla uyum içinde yürütmek.

2. Çalışmalarını yürütmeyle ilgili sorumlulukları hatırlatma beklemeden düzenli olarak yürütüp ve zamanında tamamlamak.

3. Çalışmalarına ilişkin BÜREM'deki gözetmeniyle düzenli olarak görüşmek.

4. Çalışmalarını yaparken BÜREM'in etik kurallarına uymak.

SEKRETER

TANIM

Tercihen üniversite, ancak en az lise mezunu, bilgisayar kullanabilen, iş düzenleme becerisine sahip, işiyle ilgili gerektiğinde inisiyatif kullanabilen, öğrenci ve uzmanlarla doğru mesafede olumlu ilişki kurabilen ve işiyle ilgili kendisini geliştirmeye açık olan kişi(ler)den oluşur.

KATKI TÜRÜ

Başvuruda bulunan öğrencileri karşılar ve doğru hizmete en kısa zamanda erişmesine yardımcı olur. Sekreterlik işlerini en kısa sürede tamamlar.

GENEL ÖLÇÜTLER

1. Gelen kişileri güler yüzle karşılar, onlara “siz” diye hitap eder. Başvuru nedeniyle ilgili soru sormaz. Sorularına sakin bir şekilde cevap verir. Yanıtını bilmediği soruları ilgili uzmana yönlendirir.

2. Bekleme salonunda yüksek sesle konuşmaz. Öğrencinin yanında ya da odalarda görüşme varken sohbet ya da tartışma yapmaz. Telefon hatlarını özel görüşmeler için uzun süre meşgul etmez.

3. Diğer çalışanlar ve öğrencilerle ilgili konuşmaz, böyle bir zorunluluk doğduğunda ise onlara ilişkin bilgilerin gizliliğini korumaya özen gösterir.

4. BÜREM'de herhangi bir konuk ve öğrenci varken ya da telefonda birisine cevap verirken BÜREM' deki çalışanlardan “hanım” ya da “bey” diye söz eder.

5. İşle ilgili sorunları Başkan ya da Başkan Yardımcısı'na bildirir.

SORUMLULUKLAR

1. BÜREM bünyesindeki bireysel ve grup görüşme randevularını ayarlar. Boş saatlere randevu vermeye dikkat eder ve verilen randevuları mutlaka ilgili uzmana yazılı ya da sözlü olarak bildirir.

2. Bireysel görüşme isteğiyle başvuran öğrencilere “başvuru formu” verir, formu doldurması için öğrenciye bekleme salonu dışında uygun bir yer gösterir; doldurulan formu hiçbir şekilde incelemeden ön görüşme için randevu verir ve formu sorumlu uzmana teslim eder.

3. Acil görüşme konumunda gelen öğrencileri en kısa zamanda ilgili uzmanla görüştürür.

4. BÜREM yazışmalarını özenle yapar. Karalama kağıdına bastırıp ilgili kişiye gösterdikten sonra temiz kopyasını hazırlar.

5. Telefonla ulaşılması gereken kişileri ulaşıncaya kadar arar. Gelen telefonları ilgili kişinin ismini belirterek sekreter masasındaki deftere not eder ve ilgili kişiye iletir.

6. BÜREM etkinlikleri (seminer, konferans, okulu tanıma programı, vb.) için yer ayarlar, pankart, ilan verme ve iletişim için gerekli girişimlerde bulunur.

7. BÜREM' deki her türlü dosyalama işini diğer çalışanların da kolayca anlayacağı biçimde düzenler ve bu düzenin korunmasını sağlar.

8. Uzmanların verdiği işleri tamamlandırıncaya kadar izler ve sonucunu ilgili kişiye mutlaka bildirir.

9. Kitaplıktan sorumludur. Kitaplıktan herhangi bir fotokopi çekmek isteyen öğrenciye kimlik karşılığı kaynak verir ve kaybolmaması için izler.

10. Çalışma saatleri 9:00-17:00 arasında olup, öğle tatili (12:00-14:00 arası) 1 saatle sınırlıdır. Sekreter ve hizmetli öğle tatillerini dönüşümlü olarak kullanır. Öğle tatili bir başka saate kaydırılamaz.

11. Herhangi bir izin için bir gün önceden haber verilir. İzin kullanımıyla ilgili onayı BÜREM Başkanı ya da Başkan Yardımcısı verir.

12. Gerekli durumlarda hizmetliden yardım alır.

HİZMETLİ

TANIM

BÜREM'in temizlik, ikram ve dağıtım işlerinden sorumlu olan, öğrenci ve uzmanlarla doğru mesafede olumlu ilişki kurabilen kişi(ler)dir.

KATKI TÜRÜ

BÜREM'deki temizlik, düzen ve servis işlerini yapar. Kampus içi posta işlerini gerçekleştirir.

GENEL ÖLÇÜTLER

1. Sekreterin bulunmadığı durumlarda gelenleri karşılar. Bu sırada güler yüzlü olmaya ve gelenlere “siz” diye hitap etmeye özen gösterir. Gelenleri uygun durumda olan uzmana yönlendirir. İlgili uzman ya da sekreter yoksa beklemelerini rica eder.

3. Diğer çalışanlar ve öğrencilerle ilgili konuşmaz, böyle bir zorunluluk doğduğunda ise, onlara ilişkin bilgilerin gizliliğini korumaya özen gösterir.

4. BÜREM'de herhangi bir misafir, öğrenci varken ya da telefonda birisine cevap verirken BÜREM'deki çalışanlarından “hanım” ya da “bey” diye söz eder.

5. İşle ilgili sorunları Başkan ya da Başkan Yardımcısı'na bildirir.

SORUMLULUKLAR

1. Telefona cevap verecek sekreter ya da bir uzman bulunmadığı zamanlarda, telefona cevap verir, söylenenleri not alır ve ilgili kişiye iletir.

2. Sabahları BÜREM'in temizliğinden, gün boyunca çay/kahve hazırlanmasından ve servis yapılmasından sorumludur.

3. Toplu çalışmalar için toplantı odasını hazırlar.

4. Binalar ve kampuslar arasındaki BÜREM'le ilgili her türlü dağıtım işini yapar.

5. Banyo ve mutfaktaki malzemelerin alımından sorumludur. BÜREM parasının kullanımıyla ilgili fişleri saklar ve kayıt tutar.

6. Çalışma saatleri 9:00-17:00 arasında olup, öğle tatili (12:00-14:00 arası) 1 saatle sınırlıdır. Sekreter ve hizmetli öğle tatillerini dönüşümlü olarak kullanır. Öğle tatili bir başka saate kaydırılamaz.

7. Herhangi bir izin için bir gün önceden haber verilir. İzin kullanımıyla ilgili onayı BÜREM Başkanı ya da Başkan Yardımcısı verir.

8. Gerekli durumlarda sekreterden yardım alır.